Column: Minutes of Meeting
Author: Xiang Li
Title: Lecture on “Business email writing” from Dr. Jennifer van Velkinburgh
Address: Beijing, China
Date: November 20th, 2019
2019年11月20日，Dr. Jennifer van Velkinburgh就“Business email writing”为BPG北京办公室的同事做了在线讲座（图1）。该讲座由编辑出版发展部主任马若昱主持，旨在提高编辑与作者、审稿人和编委沟通的英文邮件写作。
图1 Dr. Jennifer van Velkinburgh, Filipodia, giving lecture on “Business email writing”.
该讲座共持续50分钟，主要分3个阶段为大家讲述。第一阶段中，Dr. van Velkinburgh以期刊编辑的职责开头，如充分理解审稿意见、向作者传达同行评议结果，作为作者和审稿人中间的纽带，编辑需要交流的信息有很多，包含Guidelines for preparing and submitting manuscripts, Journal policies on authorship criteria, Processes of peer review, Editorial decisions, 和Ethical issues and allegations or findings of misconduct等内容，目前邮件是这些商务交流的首选方式。第二阶段中，Dr. van Velkinburgh从邮件起草、书写要求和检查核实三个方面重点介绍了如何书写商务邮件：（1）关于邮件的起草，可以避免邮件在没有检查或确保无误的情况下提前发送，同时也可以考虑建立一个模板，在遇到类似的情景重复使用，并保证编辑回复的稳定性。（2）关于邮件书写要求，Dr. van Velkinburgh建议表达要简洁，并写好开头和结尾，例如可以以祝贺收信人最近取得的某项成就为开头，以吸引对方的注意。作为邮件的结尾，最好使用简单直接的描述告诉收信人需要他做的事情。另外，简短的段落的可读性和概括性更高，简短的主题行也将更容易吸引读者、便于在手机或平板上阅读。（3）关于邮件的检查核实，Dr. van Velkinburgh着重强调了邮件中的失误带来的消极影响，以及在回复中如何缓解同审稿人、作者和同事交流过程中存在的冲突，如及时应对、适当致歉和提出解决方案。第三阶段中，Dr. van Velkinburgh总结了书写商务邮件的整体要求：尊重的语气、专业的语言和正确的表述。
邮件交流和编辑工作息息相关，通过本次讲座，使得BPG的同事进一步了解了邮件起草对邮件交流的重要性，并在邮件发送前以专业目光重新阅读检查。发出去的每封邮件都是一个书面的记录，代表着个人的同时，也代表着所在团体，因此，作为BPG的员工，我们应该更加重视商务邮件的书写，从细节做起，加强自己的专业性、竞争性。
最后，再次感谢Dr. van Velkinburgh接受我们的邀请，花费了很多时间准备这次活动，本次讲座内容详细、受大家欢迎，对我们的工作将起到帮助作用。